Автоматизация бизнес-процессов давно стала обязательным условием роста и залогом конкурентоспособности на современном рынке. Сегодня это направление продолжает набирать обороты: становится доступнее, дешевле, проще в реализации. Простор для деятельности огромен: хотя 98% специалистов признают важность и необходимость оптимизации бизнес-процессов, половина рутинных задач в компаниях все еще остается неавтоматизированной. Более 30% рабочего времени уходит на оформление бумаг, поиски необходимого документа, выполнение скучных повторяющихся операций… Человеческий фактор нередко становится причиной нелепых ошибок, а неналаженные внутренние процессы ведут к беспорядку в работе, временным издержкам и, в итоге, к снижению эффективности.
Об этом написано много научных статей, дано немало рекомендаций, разработано множество шаблонов и типовых решений. У всех на слуху CRM- и ERP-системы, макросы и роботизация. Но как адаптировать это к потребностям конкретного бизнеса? Будет ли это удобно и эффективно? Сможет ли сторонний разработчик понять и учесть особенности и нужды компании? Согласитесь, весьма жизненные вопросы, и за время работы бизнес-аналитиком мне не раз приходилось на них отвечать.
Анализ бизнес-процессов начинается с погружения в рабочие будни компании. Чтобы изменить ваш бизнес-процесс в сторону автоматизации и, что самое главное, оптимизации, бизнес-аналитик компании-аутсорсера становится частью вашей команды, садится рядом с сотрудником и проживает с ним трудовой день (а, может, и не один!). Зачастую при этом обнаруживаются существенные недостатки в организации бизнес-процессов: «прорехи» в должностных инструкциях, рисковые зоны и «пустые» часы. Ведь иногда со стороны виднее.
Приведу самый простой пример: на подготовку еженедельного отчета по выполнению KPI у ведущего специалиста одной финансовой организации уходило около 2-2,5 часов. Время тратилось на сбор данных из вложений корреспонденции, заполнение специальных форм в Excel, скачивание форм с внешнего ресурса, заполнение двух шаблонов и, наконец, выверку ошибок. Проще говоря, ERP-система «на коленке». После подсчета стоимости 1 часа труда такого специалиста и оценки рисков, связанных с проблемами по данному отчету, было принято решение скорректировать бизнес-процесс в области формирования отчетности и создать более удобную систему. В итоге время подготовки отчета сократилось до 43 минут.
В другом проекте Аурига разрабатывала автоматизированную систему сбора, анализа и хранения информации о деятельности банка с учетом особенностей работы отдельных подразделений. На плечи аналитиков легла важная задача – учесть интеграционную специфику, т.е. кропотливо (и быстро) собрать перечень «входящих данных» из финансовых и розничных управлений. Не менее важно было наладить диалог с заказчиком и согласовать перечень наиболее приоритетных требований к системе. Сроки были сжатыми (всего 4 месяца!), но нам удалось учесть все ключевые потребности клиента: реализовать гибкую пользовательскую настройку, рассчитанную на ролевую модель в соответствии с должностными инструкциями, формирование отчетов в режиме реального времени и многое другое. Полезны бывают лишь те отчеты, на основании которых можно принимать управленческие решения, поэтому в проекте был реализован модуль расчета KPI-показателей: сводный, по отделению, по отделу. Для большего удобства пользователей добавлена цветовая индикация, детализация расчета, визуализация данных и другие функции.
Бизнес-анализ – важный начальный этап, позволяющий вести вектор изменений к вашим критериям эффективности. Уже потом наступает черед анкетирования, мозгового штурма, интервьюирования и вычитывания документации. Здесь важно не только видеть механику выполнения работы, но и не потерять за ней сущность самой операции. Сохраняя производительную суть, нужно избавиться от ручной рутины и сомнительных «костылей». BPMN- и UML-инструментарий и взгляд со стороны позволяют воссоздать ключевые этапы деятельности, выделяя ненужные повторы и простои, а сильная команда разработчиков обеспечивает поиск инновационных технических решений на замену имеющимся.
Приступая к автоматизации внутренних процессов, помните, что автоматизация и оптимизация – как ремонт: нельзя закончить, можно только прекратить. Правда, есть одно существенное отличие: такой «ремонт» не только требует средств, но и повышает доходность.
