В своей заключительной статье об особенностях и рисках работы в офисе заказчика я хотел бы затронуть столь важные аспекты, как удаленное руководство он-сайт проектами, а также повышенная степень ответственности инженеров, работающих он-сайт. В предыдущих частях я рассказывал об особенностях коммуникаций и бизнес-требований, а также о рисках, связанных с процессами, оборудованием и IT-инфраструктурой заказчика, при работе на территории клиента.
Удаленное руководство проектом
Обычно руководитель проекта назначается заказчиком из числа собственных инженеров. Он осуществляет и общее руководство проектом, выделяет ресурсы, обеспечивает доступ, распределяет задачи, контролирует выполнение и соблюдение процессов ведения разработки. Это дает определенные преимущества клиенту и, в теории, уменьшает зону ответственности аутсорсера, так как в этом случае ответственность за соблюдение сроков реализации проекта несет сам заказчик. Некоторые клиенты считают, что в таком случае роль руководителя проектов от компании-аутсорсера вообще не нужна.
Однако, на практике, как это обычно и бывает, все несколько сложнее. У заказчика может не быть свободных инженеров необходимой квалификации, или проект выполняется в новой технологической области, и собственных инженеров со знанием нужной области разработки нет, или, наоборот, сторонние инженеры берутся на поддержку рутинных проектов заказчика, и энтузиазма среди собственных руководителей проектов не наблюдается. Кроме того, нередки случаи, когда руководитель проекта от заказчика осуществляет только техническое руководство проектом и не хочет быть вовлеченным в прямое руководство сторонней командой (так называемый people management). В случае возникновения любых проблем с инженерами (низкая производительность, особенности поведения, конфликты с представителями заказчика и т.п.) он эскалирует проблемы представителю компании-аутсорсера. В Ауриге таким представителем всегда будет руководитель проекта. В большинстве случаев он осуществляет руководство командой инженеров удаленно из своего офиса. Именно поэтому заказчик часто бывает обеспокоен, что удаленная (и, как правило, частичная) загруженность стороннего для них руководителя приведет к затягиванию сроков сдачи, потере контроля над командой и затягиванию процесса замены/ротации сотрудников на проекте. В таких ситуациях Аурига предлагает заказчикам снизить риски за счет следующих практик и процедур:
- Проведение регулярных статусных митингов руководителя проекта с инженерами (на ежедневной или еженедельной основе в зависимости от длительности фаз и всего проекта в целом).
- Проведение регулярных совместных статусных митингов с инженерами и представителями заказчика (обычно на еженедельной основе).
- Проведение регулярных митингов с каждым инженером отдельно, один на один (раз в две недели), где обсуждаются как производственные, так и личные вопросы.
- Ведение актуальных проектных планов, где отслеживаются не только задачи инженеров компании-аутсорсера, но и задачи инженеров клиента при условии ведения совместного проекта.
- Проведение митингов с представителями руководства заказчика (обычно на ежеквартальной основе), где обсуждаются как вопросы эффективности работы инженеров, так и кадровые вопросы (возможная ротация инженеров, подключение новых инженеров, планы по развитию взаимоотношений на ближайшую перспективу).
Наш совет клиенту: Если вы планируете передать риски управления инженерами проекта компании-аутсорсеру, перед стартом проекта будет уместно поинтересоваться, какой коммуникационный план есть у подрядчика. Также представителям заказчика лучше заранее познакомиться с руководителем проекта со стороны аутсорсера.
Что это дает? Выбирая проектного руководителя компании-подрядчика, вы снижаете собственные риски, связанные с управлением командой инженеров, которые становятся головной болью аутсорсера, получаете руководителя, который знает своих инженеров и, как правило, уже имеет довольно обширный опыт управления инженерами и подобными проектами в прошлом.
Ответственность инженеров
Я не могу обойти молчанием и еще одну отличительную особенность работы в офисе заказчика. Работа у клиента предполагает большую ответственность инженеров, так как они находятся на виду и в постоянном контакте с представителями заказчика. По их отношению к работе, профессионализму и техническому опыту клиент обычно судит о компании-аутсорсере в целом. В связи с этим нельзя не учитывать следующие возможные риски:
- Риск утраты авторитета и доверия к компании-аутсорсеру в целом из-за ошибок или особенностей поведения одного инженера
- Риск непредвиденной замены инженеров по просьбе заказчика
Наша компания дорожит своей репутацией, поэтому в Ауриге внедрена многоступенчатая система отбора, мотивации и обучения персонала. Среди наших клиентов есть крупные международные компании, в том числе работающие по модели он-сайт проектов. Очевидно, что замена сотрудника, который находится за рубежом, и связанные с этим процессы довольно затратны. Поэтому при отборе инженеров в он-сайт проекты мы очень тщательно оцениваем каждого кандидата и следуем приведенным ниже практикам:
- Прежде чем формировать проектную команду, мы запрашиваем у клиента примерный список задач, которыми будут заниматься инженеры, описание технических требований, которым они должны удовлетворять, и обговариваем процедуру собеседования с кандидатами. Для принятия окончательного решения кандидат должен пройти обязательное собеседование (иногда и не одно) с представителем заказчика.
- При подборе инженеров на проект мы обычно обращаем внимание не только на наличие у кандидатов необходимых технических навыков, но и на их личностные качества, связанные с коммуникабельностью, ответственностью и профессиональным отношением к работе. При сходном техническом опыте предпочтение будет отдано кандидатам, которые, по нашему мнению, лучше подходят для работы в офисе данного конкретного заказчика.
- Руководитель проекта от Ауриги обязательно присутствует на всех этапах собеседования кандидата с клиентом и фиксирует список вопросов, которые задаются инженеру. По окончании собеседования он формирует собственное мнение о результатах собеседования. Если мнение руководителя проекта и представителя заказчика не совпадают, первый всегда старается аргументированно донести свое мнение второму и совместными усилиями выработать компромиссное решение в интересах проекта и заказчика.
- На важных проектных митингах с представителями заказчика должен присутствовать и руководитель проекта от Ауриги.
Наш совет заказчику: Если у вас возникают вопросы или претензии к сотруднику компании-аутсорсера, не тяните время, свяжитесь с руководителем проекта подрядчика.
Что это дает? Выполнение проекта – это не только кодирование или тестирование, но командная работа, которая зависит от так называемых soft skills. Чем лучше «прокачаны» эти навыки, тем ниже риск срыва проекта. Прямые и открытые коммуникации с подрядчиком и раннее эскалирование проблем снижают риск простоя, необходимого для поиска и внедрения сотрудников на замену.
Рассмотренные в настоящей серии статей модели работы инженеров IT-проектов в офисе заказчика и связанные с этим особенности и риски позволяют сделать вывод, что руководство такими проектами требует определенных навыков и опыта от руководителей, как со стороны заказчика, так и со стороны подрядчика. Компания Аурига, имея большой опыт работы с подобными проектами, всегда готова предложить своим клиентам, которые выбирают такие модели взаимодействия, большой арсенал практик и советов, позволяющих эффективно планировать, организовывать рабочий процесс и вместе добиваться конечных целей.
