Управление проектами и кадровое обеспечение – две базовые операционные задачи любой аутсорсинговой компании – значительно усложнились с тех пор, как вспышка COVID-19 заставила людей перейти на удаленный режим работы. В некоторых странах строгие карантинные меры постепенно снимаются, но, кажется, мир еще не скоро вернется к прежнему ритму жизни. Компаниям приходится пересматривать свой подход к подбору и адаптации новых сотрудников, а также искать более гибкие методы управления проектами и командами, чтобы оставаться в строю в период пандемии. Конечно, единственно верного пути к успеху не существует. В этой статье мы расскажем, что помогает компании Auriga справляться с влиянием кризиса, быстрее адаптироваться в условиях неопределенности и, несмотря на все трудности, оставаться надежным партнером для своих клиентов.
Управление проектами становится гибче
Клиенты Auriga всегда высоко ценят не только техническую экспертизу инженеров, но умение проектных менеджеров отвечать за управление проектом и продуктом, особенно в тревожное время пандемии. За 30 лет работы мы научились эффективно управлять удаленными и распределенными командами, поддерживать их высокую продуктивность и вовлеченность. Наши менеджеры используют накопленный десятилетиями опыт, лучшие практики и подходы для мотивации удаленных сотрудников и ведения коммуникаций.
Несправедливо считать, что работа из дома в любых случаях мешает сосредоточиться и уделять должное внимание задачам, – говорит Елена Баранова, директор по инжинирингу в Auriga. – Некоторые действительно испытывают с этим трудности, но я не думаю, что проблему можно решить жесткими методами, такими как слежка за инженерами по веб-камере. Мы выступаем за более гибкое управление и тесное общение между членами команды.
За 30+ лет на рынке Auriga извлекла много полезных уроков и накопила огромный опыт гибкого управления проектами. Ниже перечислены некоторые шаги, которые мы предприняли, чтобы поддержать удаленных сотрудников во время пандемии коронавируса.
Делаем то, что зависит от нас. Никто не знает, когда закончится пандемия, но даже в условиях неопределенности мы по-прежнему делаем все возможное удаленно и тщательно отслеживаем качество решений, предоставляемых нашим клиентам, включая производителей медицинского оборудования, которые вносят большой вклад в борьбу с коронавирусом.
Отдаем должное преданности делу и добросовестной работе. Мы часто говорим, что Auriga – это люди, и это особенно важно в тяжелые времена. Проведенный в апреле 2020 внутренний опрос показал, что 80% наших инженеров, работая удаленно, успешно выполняют планы проектов, разработанные еще до вспышки коронавируса. Некоторые сотрудники в силу специфики проектов продолжают работать в инженерных лабораториях, разрабатывать и тестировать аппараты ИВЛ и другое медицинское оборудование. Мы предпринимаем все необходимые меры, чтобы обеспечить их безопасность. Профессионализм и преданность наших сотрудников позволяют нам продолжать работу над проектами даже в период пандемии, и мы не забываем отметить их заслуги.
Проговариваем цели и роли. Важно убедиться, что все понимают, каковы цели проекта, как распределяются роли и какой вклад вносит в работу каждый участник команды. Разъяснение ролей помогает инженерам понять, к кому из коллег они могут обратиться за помощью или с вопросом. Это освобождает менеджеров от участия в задачах, лежащих вне плана управления проектом, улучшает коммуникации и поддерживает вовлеченность всех членов команды в общий процесс. Создание в команде самоорганизованных узлов также очень полезно.
Регулярно общаемся. Общения никогда не бывает много, тем более в удаленной команде. Регулярные коммуникации задают четкий ритм работы и позволяют сосредоточиться на целях проекта. Кстати, короткая неформальная беседа перед совещанием создает дружескую атмосферу и помогает настроиться на разговор.
«Оживляем» общение. Работая из дома, мы используем не только электронную почту, но и телефон, групповые чаты и видеоконференции, чтобы быстрее решать вопросы. Мы не стесняемся включать камеру, разговаривая по Skype или Zoom. Это создает ощущение личной встречи с коллегами и клиентами, укрепляет доверие и повышает эффективность командной работы.
Развлекаемся онлайн. Самой большой проблемой в период самоизоляции для наших сотрудников стали не технические сложности или проблемы со связью, а одиночество и нехватка социальных контактов. Чтобы уделить больше времени личному общению, мы организовали неформальные онлайн-мероприятия – конкурс на лучший домашний офис, веселые видео-челленджи и другие.
Смягчаем риски. Кризис – это время пересмотреть приоритеты и разработать запасной план B или даже C. Мы позаботились о том, чтобы все сотрудники могли эффективно работать из дома, доставили им необходимое оборудование, а тем, кто не имел опыта удаленной работы, помогли адаптироваться к новой ситуации. Мы своевременно информируем коллег обо всех изменениях в работе компании, чтобы по возможности снизить уровень стресса и беспокойства.
Найм и адаптация удаленных сотрудников
Пандемия сильно ударила по многим отраслям: некоторые компании закрылись, другие постарались как можно быстрее цифровизировать свой бизнес и перевести его в онлайн. В то же время здравоохранение столкнулось с беспрецедентным уровнем спроса на медицинское оборудование, и новые задачи потребовали от производителей значительно больше ресурсов. Алена Березина, директор по персоналу в Auriga, рассказала, как резкие перемены на рынке повлияли на кадровые процессы в компании:
Auriga предоставляет сервисы по разработке ПО для самых разных отраслей на рынке, но подавляющая часть проектов у нас выполняется для медицинской отрасли, поэтому сильного спада вакансий в работе мы не отметили. Да, несколько клиентов предпочли пока заморозить найм, но при этом появляются и новые вакансии от тех, кто на время кризиса не снижает темпы развития.
Технической проблемой стал вывод принявших офферы кандидатов на работу в период обязательной самоизоляции. Здесь нам очень помог уже проработанный на удаленных сотрудниках процесс оформления без визитов в офис с помощью курьерской службы. Сложности мы встретили как раз с кандидатами, переходящими к нам из других компаний, чьи отделы кадров оказались не готовы к работе удаленно и отказывали сотрудникам в увольнении и выдаче трудовых книжек. Так ряд выходов пришлось отложить, кого-то приняли на совместительство.
Процессы адаптации и обучения удаленных сотрудников также уже были отлажены, и наш тренинг-центр продолжил предлагать образовательные курсы. На вебинарах и переведенных в онлайн уроках английского даже увеличилась посещаемость, это же лишний шанс поболтать с коллегами! Что мы значительно перестроили в наших процессах, так это внутренние коммуникации. Информирование сотрудников о делах в компании мы реформировали из периодического размещения новостей на портале в обязательную еженедельную e-mail рассылку.
Что касается рекрутинга, мы прогнозировали разные сценарии развития событий: от появления на рынке большого количества высококлассных специалистов, попавших под сокращение в своих компаниях, до полного затишья, которое тоже нередко сопровождает кризисы. На деле оба сценария уже реализуются. С начала режима самоизоляции мы действительно получали отказы от кандидатов в связи с надвигающейся неопределенностью: в такое время многие люди очень осторожно относятся к смене работодателя. При этом IT-компании уже испытывают трудности вслед за своими клиентами из пострадавших отраслей, и мы замечаем увеличившееся количество откликов на открытые вакансии. Надеемся на лучшее и планируем использовать этот период для обогащения компании ключевыми высококвалифицированными сотрудниками.
Работаем дальше!
Всего за несколько месяцев коронавирус перевернул весь мир, и последствия пандемии для общества и экономики нам только предстоит увидеть. В это непростое время Auriga стремится помочь клиентам в обеспечении непрерывности бизнеса и поддержать их проекты по разработке ПО. В частности, мы помогаем производителям медицинского оборудования в разработке и тестировании сложных медицинских приборов, необходимых пациентам с коронавирусной инфекцией. Несмотря на кризис, Auriga ведет найм в новые проекты, и команды продолжают работать как естественное продолжение внутренних команд наших клиентов. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о наших услугах или обсудить ваш проект. Будем рады ответить на все ваши вопросы!
