В последние месяцы коронавирус кардинально изменил нашу жизнь – многим теперь приходится привыкать к самоизоляции и работе из дома. Сама по себе удаленная работа – не что-то кардинально новое, особенно в IT-сфере, однако сегодня это вынужденная мера для всех. И если решение управленческих задач, таких как проведение звонков и составление отчетов, можно легко перенести в режим домашнего офиса, то творческие инженерные задачи, включая программирование и дизайн, требуют высокой концентрации внимания и не всегда могут продуктивно выполняться из дома. В этой статье я хотел бы обсудить проблемы личной эффективности в режиме удаленной работы и способы их решения в период бушующей пандемии.
Почему бывает трудно эффективно работать из дома
Удаленная работа требует от сотрудников определенных навыков. Наиболее важные из них – самоорганизация и самодисциплина, умение расставлять приоритеты, справляться с отвлекающими факторами и поддерживать собственную мотивацию. В идеале удаленным сотрудникам нужна тихая комната, где никто не будет отвлекать от работы. Сегодня же пандемия заставляет практически всех адаптироваться к работе из дома, независимо от того, есть ли у них такой опыт и могут ли они позволить себе отдельный кабинет.
Работа на дому может стать настоящим испытанием для тех, кто привык, что дом – это место отдыха. Рабочая атмосфера офиса помогает сосредоточиться на задачах, а домашняя обстановка полна отвлекающих факторов: то кошка лежит на клавиатуре, то ребенку нужно помочь с дистанционным обучением… Сохранять концентрацию становится все сложнее, рядом нет коллег, которые могли бы настроить на рабочий лад, и проектные задачи все время откладываются на потом. Все мы знаем, что такое прокрастинация.
Другой аспект удаленной работы – необходимость придерживаться рабочего графика. Когда не нужно ездить в офис по утрам, люди зачастую полагаются на циркадные ритмы: «жаворонки» принимаются за работу с утра пораньше, а «совы» становятся активнее ближе к вечеру. Офисные часы задавали четкий рабочий график, теперь же периоды работоспособности и фазы продуктивности коллег перестают совпадать. Это плохо сказывается на коммуникациях не только между отдельными сотрудниками, но и между целыми отделами. Менеджерам становится сложно понять, сколько времени фактически тратится на работу. Задачи выполняются все медленнее, и в конечном итоге общая скорость работы компании падает чуть ли не в разы.
Слежка за сотрудниками – не выход
Многие компании уже пробовали решить проблему продуктивности удаленных сотрудников, контролируя их различными способами. К примеру, некоторые использовали программу, которая автоматически фотографирует сотрудника каждые несколько минут, а также делает снимки экрана и отслеживает историю браузера. С одной стороны, это помогает менеджерам убедиться, что задачи действительно выполняются и рабочее время тратится с пользой, но с другой стороны, очень немногие люди смогут долго работать под таким давлением. В долгосрочной перспективе столь жесткие методы не ведут ни к чему, кроме стресса, паранойи и профессионального выгорания.
Но, хоть я и утверждаю, что подсматривать за сотрудниками по веб-камере – это не выход, я признаю, что удаленная работа должна быть контролируемой, предсказуемой и эффективной. Широко используемые инструменты вроде JIRA не могут обеспечить этого полностью, они лишь позволяют отслеживать статусы назначенных задач. Удаленным и распределенным командам необходима платформа для мониторинга рабочего времени, которая помогает дольше сохранять концентрацию, особенно на проектах, требующих пристального внимания к деталям и соблюдения жестких сроков.
Использование одной из множества современных платформ для отслеживания времени достаточно эффективно для менеджеров и не так волнительно для подчиненных. Эти платформы обычно объединяют трекер времени для мониторинга активности сотрудников и мессенджер для регулярного обсуждения статусов задач. Большинство решений предлагают интеграцию с CRM-системой, аналитику и отчеты о производительности, выставление счетов клиентам на основе потраченного времени и прогнозирование сроков, необходимых для выполнения задач. Имея доступ к такому инструменту, не только руководители проектов, но и клиенты могут отслеживать прогресс в режиме реального времени, изменять приоритеты задач и напрямую общаться с командой.
На рынке много подобных инструментов на любой вкус, но вряд ли можно выделить тот, который помог бы одинаково эффективно решить проблему контроля продуктивности для большинства компаний в сложившейся из-за коронавируса ситуации. Auriga много лет занимается анализом и проблемами внедрения наиболее действенных решений. Если у вас есть опыт работы с системами мониторинга времени и вы готовы им поделиться, пожалуйста, напишите нам.
Карантин – значит, компромисс
Карантин из-за угрозы коронавируса заставил компании пойти на компромисс по многим вопросам, включая развитие бизнеса и планирование проектов. Онлайн-конференции не могут полностью заменить личные встречи – это скорее формат для отчета о сделанном, чем для обсуждения «острых» тем и обмена мнениями по «горячим» вопросам. Командный дух неизбежно страдает из-за отсутствия прямого контакта и общей атмосферы сотрудничества. Непонимание, которое и прежде иногда возникало, теперь происходит чаще. Сложные проекты становятся еще сложнее, а инновационные программы, требующие больших усилий и сосредоточенности, откладываются до лучших времен.
В критической ситуации актуальный уровень мотивации сотрудников и степень таланта менеджеров проявляются особенно отчетливо. К сожалению, нет единого инструмента или подхода, который гарантированно помог бы бизнесу удержаться на плаву в эти трудные времена. Самодисциплина каждого отдельного сотрудника и гибкий стиль управления, больше внимания к коммуникациям, детальному планированию, решению проблем и оценке рисков – вот ключ к относительной стабильности в непредсказуемых условиях развивающейся пандемии.
Десять лайфхаков для удаленной работы
В заключение я хотел бы поделиться некоторыми советами о том, как сохранять продуктивность и концентрацию в режиме удаленной работы. Хотя некоторые из них могут показаться довольно простыми, все они основаны на моем личном опыте и будут полезны тем, кто работает из дома на карантине.
1. Начинайте рабочий день вместе с вашей командой с краткого обсуждения прогресса по задачам.
2. Делитесь с командой своими планами и результатами, которые вы ожидаете получить к концу дня.
3. Договоритесь обедать одновременно с коллегами. Обедайте вместе по Skype или в Zoom.
4. Одевайтесь так, как будто едете в офис. Пижама не способствует рабочему настроению.
5. Не стесняйтесь включать веб-камеру на онлайн-конференциях. Это обязывает поддерживать себя в форме, что тоже благоприятно влияет на настрой.
6. Чаще общайтесь по телефону, а не по электронной почте. Вы удивитесь, как быстро решатся мелкие вопросы.
7. Создайте групповые чаты для обмена новостями и обсуждения рабочих моментов.
8. Выберите удобную систему мониторинга рабочего времени, которая поможет вам поддерживать мотивацию и самодисциплину.
9. Договоритесь с родственниками (и домашними животными) о времени, когда вы «на работе». Например, если вы в наушниках, то не стоит вас беспокоить.
10. Не работайте на кухне: холодильник и кофе-машина будут постоянно отвлекать от дел.
